Fatura Comercial: o que é, o que deve constar e quando é obrigatória

A fatura comercial, ou commercial invoice, é o documento que formaliza a negociação entre importador e exportador e serve de base ao desembaraço aduaneiro. Sem ela, ou com ela incompleta, o despacho é interrompido e a operação trava. Para quem importa, é o documento de onde saem o valor da mercadoria, as condições de venda e o Incoterm, dados que alimentam a apuração dos tributos.

Mais do que um comprovante de compra, a fatura comercial tem natureza contratual e caráter legal, sujeita à lei internacional. É nela que as autoridades aduaneiras, no Brasil e no exterior, conferem se a operação declarada corresponde ao que foi negociado.

O que é a fatura comercial?

É o documento de natureza contratual que representa a formalização da negociação entre as partes, com respaldo fiscal no desembaraço. Nela devem constar todas as condições acordadas, porque servirá de referência tanto na saída do país de origem quanto na entrada no Brasil.

Ela não se confunde com a fatura proforma (proforma invoice), que é anterior: a proforma registra a proposta e os termos em negociação, enquanto a fatura comercial formaliza a venda já fechada. Também não se confunde com o Packing List, que descreve a composição física da carga. Os três documentos se complementam no despacho.

O que deve constar na fatura comercial?

Não há um modelo oficial, mas há um formato padrão internacional e um rol de indicações obrigatórias. Segundo o artigo 557 do Regulamento Aduaneiro, a fatura deve conter:

Grupo	Indicações
Partes	Nome e endereço completos do exportador e do importador
Mercadoria	Especificação (em português, idioma do GATT ou com tradução), com denominação própria e comercial
Volumes	Marca, numeração, referência, quantidade, espécie, peso bruto e peso líquido
Origem	País de origem, país de aquisição e país de procedência
Valores	Preço unitário e total, descontos, frete e demais despesas
Condições	Moeda e condições de pagamento e o termo da condição de venda (Incoterm)

As emendas, ressalvas ou entrelinhas na fatura devem ser autenticadas pelo exportador, que também assina o documento.

Por que a fatura comercial importa para o cálculo dos tributos?

Aqui está o que o importador não pode perder de vista. A fatura comercial é a base da valoração aduaneira: o valor declarado, somado a frete e seguro, compõe o valor aduaneiro sobre o qual incidem os tributos de importação. Uma fatura com valor, Incoterm ou descontos inconsistentes contamina toda a apuração e abre flanco para questionamento de subfaturamento, uma das infrações mais graves no despacho.

Por isso o Incoterm declarado na fatura precisa ser coerente com quem de fato pagou o frete e o seguro, e os valores precisam refletir a transação real. A fatura é o ponto de partida da conta, e o erro nela se propaga.

Quem emite e em que idioma?

A fatura comercial é emitida pelo próprio exportador, com a denominação Fatura Comercial, Factura Comercial ou Commercial Invoice. Deve ser preenchida, em regra, em inglês, seguir a regulamentação do país do exportador e atender às recomendações do Regulamento Aduaneiro brasileiro (Decreto 6.759/2009).

A fatura comercial é obrigatória?

Sim. A Declaração de Importação deve ser instruída com a via original da fatura comercial, assinada pelo exportador, conforme o Regulamento Aduaneiro (art. 553, II) e a IN SRF nº 680/2006 (art. 18, II). A não apresentação da via original interrompe o curso do despacho, e a falta de itens obrigatórios pode gerar multa.

Há, porém, casos em que a apresentação é dispensada (art. 18, §2º, II, da IN SRF 680/2006):

• Importação que não corresponde a uma venda internacional, como o retorno de exportação temporária ou a admissão temporária de bens
• Despacho de parcela de mercadoria cuja fatura já foi apresentada em despacho anterior
• Condição ou finalidade para a qual a legislação não obrigue a emissão
• Outras hipóteses estabelecidas pela RFB/Coana

Vale notar que o processo de importação está migrando da DI para a DUIMP (Declaração Única de Importação), no âmbito do Novo Processo de Importação. Nesse fluxo, a fatura comercial segue como documento de instrução do despacho, e o Catálogo de Produtos passa a centralizar os dados das mercadorias. A função da fatura permanece a mesma.

Em resumo: a fatura comercial formaliza a venda internacional, é a base da valoração aduaneira e instrui obrigatoriamente a Declaração de Importação, sob pena de interromper o despacho. Ela traz campos obrigatórios definidos no Regulamento Aduaneiro e não se confunde com a proforma nem com o Packing List. Preencher a fatura com valores reais e Incoterm coerente é o que mantém a apuração correta e a operação longe de questionamento de subfaturamento.

FAQ

O que é a fatura comercial? É o documento de natureza contratual que formaliza a negociação entre importador e exportador, com caráter legal e respaldo fiscal no desembaraço. É a base sobre a qual a operação é conferida pelas autoridades aduaneiras.

O que deve constar na fatura comercial? Os campos definidos no artigo 557 do Regulamento Aduaneiro: partes, especificação da mercadoria, dados dos volumes (marca, peso bruto e líquido), país de origem, aquisição e procedência, preços e descontos, frete, moeda e condições de pagamento e o Incoterm.

Qual a diferença entre fatura comercial e fatura proforma? A proforma (proforma invoice) registra a proposta e os termos ainda em negociação; a fatura comercial formaliza a venda já fechada e instrui o despacho. A proforma antecede a comercial na operação.

A fatura comercial é obrigatória na importação? Sim. A Declaração de Importação deve ser instruída com a via original assinada pelo exportador, e a não apresentação interrompe o despacho. Há dispensa em casos específicos, como retorno de exportação temporária e admissão temporária.

Quem emite a fatura comercial e em que idioma? É emitida pelo exportador, em regra em inglês, seguindo a regulamentação do país de origem e as recomendações do Regulamento Aduaneiro brasileiro. As emendas devem ser autenticadas e o documento assinado pelo exportador.